Automatisez vos flux documentaires sans changer vos outils.
Réception, classement, contrôle, validation et archivage : Automalis relie les étapes qui restent manuelles et garde une supervision humaine sur les décisions sensibles.
Un premier échange sert à cadrer le flux, les outils et les exceptions. Pas besoin de remplacer votre GED ou votre Drive.
Document flow
Flux en supervision
Facture reçue
Email comptabilité
Contrôles appliqués
Champs, doublons, seuils
Validation requise
Montant supérieur au seuil
Archivage tracé
Drive + tableau de suivi
Un flux documentaire fiable, étape par étape.
L'objectif n'est pas de faire disparaître le contrôle. Il est de réduire les recherches, les copier-coller et les validations oubliées.
Réception et extraction
Centralisez les documents reçus par email, formulaire, dossier partagé ou portail, puis extrayez les informations utiles.
Classement et suivi
Appliquez une convention de nommage, rangez chaque fichier et gardez un statut lisible dans l'outil de suivi de l'équipe.
Contrôle et validation
Vérifiez les champs, les doublons, les seuils et les incohérences avant de transmettre le document au bon responsable.
Archivage et traçabilité
Conservez la bonne version au bon endroit avec l'historique des décisions, des corrections et des exceptions.
À quoi ressemble un workflow documentaire automatisé ?
Le chemin nominal reste court. Les cas ambigus sortent du flux et arrivent à une personne avec le document, la règle en échec et l'action attendue.
Des délais et relances visibles au lieu d'attentes silencieuses.
Vos sources et espaces de stockage restent connectés au workflow.
Les actions sensibles restent soumises à validation humaine.
Un document arrive depuis un canal défini.
Le workflow identifie son type et extrait les données nécessaires.
Des règles contrôlent les champs, les doublons, les seuils et les dates.
Le document conforme est classé ; une exception est envoyée à la bonne personne.
La validation humaine est enregistrée avec la date et le commentaire.
Le document est archivé et le statut est visible par l'équipe.
Commencer petit, mesurer, puis étendre.
Observer un flux réel
Nous partons des documents et des exceptions qui arrivent déjà dans l'entreprise.
Définir les règles
Nous séparons les contrôles déterministes, les décisions humaines et les cas à escalader.
Construire un pilote
Le premier workflow reste ciblé, mesurable et connecté aux outils déjà en place.
Mesurer puis étendre
Les délais, erreurs et exceptions observés servent à décider de la suite du cluster documentaire.
Documents concernés
Factures, contrats, devis, justificatifs, bons de commande et pièces clients.
Outils conservés
Google Drive, SharePoint, Gmail, Outlook, Notion, Airtable, CRM ou logiciel métier.
Point de départ
Un flux fréquent, une règle claire, une personne responsable et un résultat mesurable.
Prêt à cadrer votre flux documentaire ?
Décrivez le document qui arrive le plus souvent, l'endroit où il finit aujourd'hui et l'étape qui bloque. Nous vous aidons à définir un premier périmètre réaliste.
Les réponses avant de lancer le projet.
Que peut-on automatiser dans un flux documentaire ?
La réception, la classification, l'extraction, le classement, les contrôles, les notifications, la validation humaine et l'archivage peuvent être reliés dans un même workflow.
Faut-il remplacer notre GED ou notre Drive ?
Non. Le projet part des outils déjà utilisés. L'objectif est de rendre le flux plus fiable et traçable avant d'envisager un remplacement.
Les décisions sensibles restent-elles humaines ?
Oui. Les contrats, factures, devis et documents à risque peuvent être préparés et contrôlés automatiquement, puis soumis à la personne responsable.
Quel budget prévoir ?
Les workflows documentaires prêts à adapter commencent à 1 200 euros de mise en place dans la grille Automalis. Le devis final dépend des outils, du volume et des règles métier.